A implantação de um PMO passa pelas seguintes etapas:
- Definição dos benefícios esperados com o PMO: os executivos e gerentes seniores das organizações precisam definir que benefícios esperam com a implantação desta estrutura;
- Definição das funções do PMO: a equipe responsável pelo projeto precisa definir as funções que esta estrutura terá, com base nos benefícios esperados;
- Definição dos processos a serem seguidos: é necessário definir ou desenvolver as metodologias e frameworks;
- Definição do SIGP (Sistema de Informações de Gerenciamento de Portfólio): é necessário definir que ferramentas computacionais de gerenciamento de projetos, programas e portfólios serão utilizadas tanto pela equipe do PMO quanto pelas equipes dos projetos;
- Montagem da equipe: com base em diversas informações, tais como a quantidade de projetos a serem acompanhadas pelo PMO e a quantidade de funções a serem exercidas, a equipe é montada e treinada, visando obter as habilidades técnicas, comportamentais e contextuais que serão necessárias para a execução dos serviços;
- Implementação de projetos-piloto: é prudente utilizar alguns poucos projetos-piloto a serem implementados pelo PMO para efeito de testes e melhorias antes de implementar para uma quantidade maior de projetos;
- Operação assistida (opcional): acompanhamento por um determinado tempo da implantação do PMO na organização, aumentando desta forma a probabilidade de sucesso.
