O que é Visão Sistêmica de Entrega de Valor (VSEV) no ambiente organizacional
por Norberto Almeida, Ph.D.
Para citação, usar: ALMEIDA, N. Visão Sistêmica de Entrega de Valor (VSEV) no ambiente organizacional. Disponível em https://www.linkedin.com/pulse/o-que-%25C3%25A9-vis%25C3%25A3o-sist%25C3%25AAmica-de-entrega-valor-vsev-almeida-phd-pmp . Acesso em data.
Resumo
A geração de valor para nossas organizações e clientes depende de uma visão sistêmica de todos os elementos que interagem entre si. Neste artigo serão comentados estes elementos e suas interações: gerenciamento da estratégia, do produto, do fluxo de valor e dos projetos, programas e portfólios.
Introdução
Ao acordar hoje, dia 18/11/21, fiquei pensando como o movimento mundial é cíclico e como algumas pessoas realmente são inspiradoras e muito a frente do seu tempo, resolvi escrever este artigo e gravar alguns vídeos que, me desculpem, mas não terá uma preocupação acadêmica e sim refletir com vocês meus pensamentos. Me deu vontade de pegar meu “velho e atual” livro A quinta disciplina de Peter Senge, publicado em 1990, foto abaixo.
Figura 1: Livro “velho e atual” do Norberto – A quinta disciplina de Peter SengeVejo o PMBOK7 (PMI, 2021) dando uma maior ênfase a fluxo de valor e sistema de entrega de valor e mais ainda, na minha vida profissional, a realidade atual de grande parte das organizações ainda focadas em entregas que muitas vezes não geram qualquer valor e ainda sem saber como criar esta visão sistêmica.
Peter Senge (1990, p. 45-46) escreveu:
“O pensamento sistêmico é a quinta disciplina, aquela que integra as outras, fundindo-as em corpo coerente de teoria e prática. Impede-as de serem truques separados ou o mais recente modismo para mudança organizacional…Sem uma orientação sistêmica, não há motivação para analisar as inter-relações entre as disciplinas. Ampliando-se cada uma das outras disciplinas, o pensamento sistêmico nos lembra continuamente que a soma das partes pode exceder o todo.
Por exemplo, a visão sem o pensamento sistêmico acaba projetando lindos quadros do futuro, sem uma compreensão profunda das forças que precisam ser dominadas para que possamos andar daqui para lá.”
O objetivo deste artigo é mostrar como a visão sistêmica dentro de uma organização deve integrar todas as outras disciplinas, fundindo-as em um corpo coerente de teoria e prática. Desculpe-me Peter, mas tive que usar suas palavras.
Visão Sistêmica de Entrega de Valor no ambiente organizacional
Poderíamos também chamar este artigo de sistema de entrega de valor, que o PMBOK7 (PMI, 2021, p. 5) define como uma coleção de atividades estratégicas de negócios destinadas a construir, sustentar e/ou promover uma organização. Portfólios, programas, projetos, produtos e operações fazem parte do sistema de uma organização para entrega de valor.
Veja na figura 2, os principais elementos de um Visão Sistêmica de Entrega de Valor em uma organização, que detalharei.
Ambiente externo e ambiente interno
Entenda como ambiente externo, tudo que influencia positivamente ou negativamente o negócio da nossa organização, mas que está do lado de fora. Podemos exemplificar como os clientes e usuários externos dos nossos produtos e serviços, governo, sociedade, agências reguladoras, situação político-econômica e outros fatores, tais como a pandemia.
Entenda como ambiente interno, tudo que influencia positivamente ou negativamente o negócio da nossa organização, mas que está do lado de dentro. Podemos exemplificar como os clientes e usuários internos dos nossos produtos e serviços, acionistas, líderes, equipes e outros fatores, tais como a cultura e os valores organizacionais.
Benefícios esperados (pelos clientes externos, internos e a organização)
Devemos planejar a nossa empresa analisando tanto o ambiente externo quanto interno. Devemos começar levantando os benefícios esperados pelos nossos clientes externos, que na verdade serão o foco do propósito da nossa organização.
Em seguida, levantamos os benefícios esperados pelos nossos clientes internos, que incluem nossas equipes, que precisam ser motivadas principalmente por meio de autonomia, excelência e propósito. Precisamos de equipes motivadas, autogerenciadas e de alto desempenho para sermos competitivos.
Cada vez mais em ciclos menores, analisamos e atualizamos os benefícios organizacionais esperados, levando em conta os benefícios esperados pelos clientes internos e principalmente pelos clientes externos. Geralmente formamos um comitê para definir os objetivos estratégicos esperados.
Com isto podemos criar um backlog de benefícios esperados, conforme exemplo da figura 3.
Figura 3: Backlog de benefícios a serem atendidos
Note na figura 3 que temos 3 benefícios organizacionais e 3 benefícios dos clientes. Os esperados pelos clientes tanto externos quanto internos só entrarão no backlog de benefícios se tiverem um link com algum organizacional. O benefício 2 dos clientes, reduzir o preço dos produtos em 50%, apesar de ser legítimo, não tem qualquer vínculo com um benefício organizacional, portanto será retirado do backlog.
Planejamento Estratégico
A estratégia de uma organização geralmente trabalha com itens mais estáveis que não mudam com tanta frequência, tais como propósito, visão, missão e valores, mas o planejamento estratégico deve ser baseado nos benefícios esperados. Uma das formas mais utilizadas nas organizações é a metodologia OKR, que trabalha com Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-chave). Você pode baixar gratuitamente um guia completo para implementar OKR na sua organização em https://portfolioexpert.com.br/areavip
Gerenciamento do produto
O PMI (2021) define gerenciamento de produtos como a integração de pessoas, dados, processos e sistemas de negócios para criar, manter e desenvolver um produto ou serviço ao longo do seu ciclo de vida.
Os benefícios esperados serão alcançados através dos produtos e serviços realizados pela organização. O gerenciamento de produto é responsável por todas as fases do ciclo de vida do produto (CVP), desde a ideia até o descarte, passando pela concepção, desenvolvimento e operação. A figura 4 apresenta a interseção onde entra o gerenciamento do produto, que deve ser viável tecnicamente com tecnologia adequada, ligado ao negócio (objetivos estratégicos) e para atender uma necessidade do cliente.
Figura 4: Gerenciamento do produto
Aparecem 3 acrônimos que as organizações precisam focar para “encantar” os clientes:
- UX – User Experience: experiência do usuário é o conjunto de elementos e fatores relativos à interação do usuário com um determinado produto ou serviço.
- CX – Customer Experience: experiência do cliente é uma totalidade de respostas cognitivas, afetivas, sensoriais e comportamentais do consumidor durante todos os estágios do processo de consumo, desde a pré-compra, utilização do produto e pós-venda.
- BX – Business of Experience: experiência do negócio é uma abordagem mais holística que envolve a entrega de experiências excepcionais ao seu cliente.
Gerenciamento de fluxos de valor
Fluxo de valor é um conjunto de processos e atividades que precisam ser executados para efetivamente entregar valor ao cliente. Um benefício é entregue através de um fluxo de valor, que pode ser um fluxo operacional (conjunto de passos desde o pedido do cliente até a entrega do valor), ou fluxo de desenvolvimento (projetos e programas que precisam ser executados para criar ou otimizar um fluxo de valor). Por exemplo, um benefício de reduzir o tempo de entrega de um produto comprado pela internet de 5 dias para 1 dia pode ser alcançado através de um projeto de automatização do processo de entrega, um projeto de melhoria da logística, que alterarão o processo de entrega do produto, portanto precisamos de projetos e processos operacionais.
Gerenciamento de portfólios, programas e projetos
O PMI (2021) define da seguinte forma:
Gerenciamento de portfólio: o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios para alcançar os objetivos estratégicos.
Gerenciamento de programas: a aplicação de conhecimentos, habilidades e princípios a um programa para realizar os objetivos do programa e obter benefícios e controle de outra forma não disponíveis através do gerenciamento individual de componentes do programa.
Gerenciamento de projetos: a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus objetivos.
Portanto estes gerenciamentos são corresponsáveis pela sustentabilidade da nossa organização, criando ou alterando seus produtos e serviços, visando gerar benefícios aos seus clientes e à organização.
Gerenciamento das operações
Gerenciamento das operações é a atividade de gerenciar os recursos e processos que produzem produtos e serviços. As organizações precisam continuar produzindo seus produtos e serviços para gerar benefícios aos seus clientes. Cada vez mais, as organizações precisam integrar o desenvolvimento dos produtos com a operação, o que no desenvolvimento de software temos a sigla DevOps, que é uma cultura que aproxima os desenvolvedores (Dev) e os operadores/administradores do sistema (Ops), otimizando a automatizando estas fases, aumentando desta forma a capacidade de distribuir aplicativos e serviços em alta velocidade.
Conclusões:
A visão sistêmica é um Fator Crítico de Sucesso (FCS) nas nossas organizações, onde precisamos conhecer o todo e principalmente a interdependência entre as partes. Muitas vezes temos um Project Management Office (PMO) e achamos que estamos acompanhando a entrega de valor aos nossos clientes e vimos que um Value Management Office (VMO) seria a estrutura mais adequada para isto.
Para apresentar de uma forma mais visual, fizemos uma série de 4 vídeos sobre o assunto. Caso queira assistir, seguem os links dos vídeos:
- Visão Sistêmica de Entrega de Valor (VSEV) 1: Estratégia – https://youtu.be/ra0KeJsAlRA
- Visão Sistêmica de Entrega de Valor (VSEV) 2: Gerenciamento do Produto – https://youtu.be/BRBqXdyyQrs
- Visão Sistêmica de Entrega de Valor (VSEV) 3: Gerenciamento de Fluxo de Valor – https://youtu.be/bER494rnB3A
- Visão Sistêmica de Entrega de Valor (VSEV) 4: Gerenciamento de Projetos e Programas – https://youtu.be/a1oQpt3mu7M
Referências bibliográficas:
- PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia PMBOK®. 7. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2021.
- SENGE, P. A quinta disciplina: Arte e prática da organização que aprende. 3a.ed. São Paulo. Editora Best Seller. 1990