Para alcançar a excelência em gestão de projetos, programas e portfólio é preciso investir em quatro pilares que possam sustentar a melhoria contínua dos resultados organizacionais de forma consistente:
Pessoas capacitadas
A capacitação das equipes passa tanto pelas habilidades técnicas, quanto pelas interpessoais, importantes para o trabalho em equipe e funções de liderança.
As organizações precisam implementar treinamentos contínuos para os gerentes e equipes de projetos, ter um processo formal para desenvolver as competências de gestão de projetos, um processo formal e efetivo de transferência do conhecimento, bem como capacitações voltadas para as habilidades interpessoais, visto que os gestores alcançarão os objetivos dos projetos e do negócio por meio das equipes e das demais partes interessadas.
Metodologia
Uma metodologia de gerenciamento de projetos provê um padrão, um processo repetitivo para guiar o desenvolvimento dos projetos desde a concepção até o encerramento. Ela introduz e aplica técnicas e práticas amplamente aceitas que se adequam à cultura e necessidades de uma organização, mostrando a equipe, o que e como gerenciar os projetos (Hill, 2014).
Investir em ferramentas e capacitar as pessoas sem o estabelecimento de metodologias padronizadas de gestão de projetos, programas e portfólio provavelmente só vai informatizar o trabalho desordenado que é feito para gerenciar os projetos e programas, sendo cada projeto uma “saga”, com constante “reinvenção da roda”. Uma metodologia é fundamental para termos uma referência a ser seguida, que permita comparar os resultados entre as diversas áreas e projetos, fazendo um benchmarking e usando os indicadores para a melhoria contínua e a criação de uma cultura compartilhada de gestão.
Sistema de Informações de Gerenciamento do Portfólio
Os Sistemas de Informações de Gerenciamento de Portfólio (SIGP) compreendem um conjunto de ferramentas e técnicas para reunir, integrar e disseminar os resultados e as informações do portfólio de projetos e programas da organização. Implementar os demais pilares sem a utilização de SIGPs na atualidade, onde a velocidade da informação e a necessidade de tomar decisões o mais rápido possível torna-se uma vantagem competitiva relevante, provavelmente será um gargalo, afetando a eficiência da gestão. Muitos falarão que é uma burocracia sem agilidade.
Governança do Portfólio
A governança do portfólio corresponde a um conjunto de processos que será responsável por definir como será feita a gestão do portfólio de projetos, definindo como os componentes do portfólio serão priorizados e utilizarão os recursos organizacionais, com suas devidas restrições, sejam recursos humanos, financeiros ou ativos, tais como equipamentos, infraestrutura, etc. A governança define também as partes interessadas envolvidas, suas autoridades e responsabilidades, bem como o fluxo para garantir a gestão efetiva dos projetos e programas e suas contribuições aos objetivos de negócio da organização. Um componente do portfólio corresponde a um projeto, programa ou outro serviço que competirá pelos recursos organizacionais envolvidos em projetos e, portanto, precisam ser priorizados, balanceados e otimizados.